การคิดเชิงระบบด้วยเครื่องมือที่ 11 การเขียน CLD

การคิดเชิงระบบด้วย Spider Model

เครื่องมือการคิดเชิงระบบกับการวิเคราะห์ปัญหาลำดับที่ 8 Dynamic Thinking : BOT.

เครื่องมือการคิดเชิงระบบกับการวิเคราะห์ปัญหาลำดับที่ 8 Dynamic Thinking : BOT. 

การเขียนกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง (Drawing Behavior Over Time Graphs)

             กราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง หมายถึง การคิดอย่างเป็นขั้นตอนด้วยแสดงพฤติกรรมของ ตัวแปรในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเพื่อมองเห็นทิศทาง แนวโน้ม รูปแบบการเปลี่ยนแปลงนำไปสู่การช่วยคิด สมมติฐานในการหาความสมพันธ์ของปัจจัยต่างๆ

องค์ประกอบของกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง 

           1. แนวนอนเป็นมิติเวลา คือ สิ่งที่แสดงช่วงเวลาการเกิดเหตุการณ์นั้น ๆ เช่น ปี พ.ศ., เดือน ปี, วัน เวลา เป็นต้น 

           2. แนวตั้งเป็นมิติปริมาณ คือ สิ่งที่แสดงถึงสาระของประเด็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ในช่วงเวลานั้น ๆ 

การเขียนกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง (Drawing Behavior Over Time Graphs) 

1. จุดเริ่มต้น หรือจุดปัญหาของสิ่งที่เกิดขึ้น 

2. จุดก่อนหน้าปัจจุบัน (อดีต) 

3. จุดปัจจุบัน 

4. จุดอนาคต (เพื่อการทำนาย)

Ex.กราฟพฤติกรรมการใช้จ่ายเงินภายใต้ช่วงเวลา 1 เดือน

เครื่องมือการคิดเชิงระบบกับการวิเคราะห์ปัญหาลำดับที่ 7 ปิรามิด IPESA

IPESA

ความหมายของปิรามิด IPESA

         ปิรามิด IPESA หมายถึง แผนภาพรูปทรงสามเหลี่ยมที่แสดงถึงการเชื่อมโยงและ ความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบของกระบวนการคิด และแนวทางการแก้ไขปัญหา โดยประกอบด้วยประเด็นใน การคิดอย่างเป็นระบบ โดยมี 5 องค์ประกอบตามตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวแรก เป็น IPESA ได้แก่ I = Ideal Situation, P = Present Condition, E = Existing Problems, S=Solution Problems และ A=Aims of Solution

รายละเอียดขององค์ประกอบปิรามิด IPESA 

           องค์ประกอบที่ 1 Ideal Situation คือ การเขียนหรือวิเคราะห์สังเคราะห์ความคิดจากสิ่งที่คาดหวัง สภาพที่พึงประสงค์ ของประเด็นนั้น ๆ ซึ่งได้แก่ การวิเคราะห์จากนโยบาย หรือแผนงานของเรื่องราวที่เกิดขึ้น เช่น นโยบายสุขภาพดีถ้วนหน้า หรือสิ่งที่เกิดจากหน่วยงาน นโยบายรัฐบาล เป็นต้น โดยควรมีการอ้างอิง และ ระบุแหล่งที่มาของความคาดหวังดังกล่าว
          องค์ประกอบที่ 2 Present Condition คือ สภาพปัจจุบันของสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น โดยอาจเขียน เป็นลำดับข้อเพื่อเล่าเรื่องเหตุการณ์ต่าง ๆ
          องค์ประกอบที่ 3 Existing Problems คือ สภาพปัญหาของประเด็นที่กำลังเกิดขึ้นโดยสัมพันธ์เชื่อมโยงกับสภาพปัจจุบันในองค์ประกอบที่ 2
          องค์ประกอบที่ 4 Solution Problems คือ การแก้ไขปัญหา โดยเป็นประเด็นการแก้ไขนั้นต้อง สัมพันธ์และเชื่อมโยงกับสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น
          องค์ประกอบที่ 5 Aims of Solution คือ วัตถุประสงค์และเป้าหมายในการแก้ไขปัญหา ว่าอยากให้ เกิดวิธีการแก้ไขปัญหาอะไรบ้าง

Ex. ความมีวินัย กับการใส่ใจคนรอบข้าง

PDCA

PDCA

เป็นแนวคิดหนึ่ง ที่ไม่ได้ให้ความสำคัญเพียงแค่การวางแผน แต่แนวคิดนี้เน้นให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ โดยมีเป้าหมายให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แนวคิด PDCA ได้รับการพัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกโดย Walter Shewhart ซึ่งถือเป็นผู้บุกเบิกการใช้สถิติสำหรับวงการอุตสาหกรรม และต่อมาวงจร PDCA ได้เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลาย มากขึ้น เมื่อปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพ อย่าง W.Edwards Deming ได้นำมาเผยแพร่ ให้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ วงจรนี้จึงมีอีกชื่อหนึ่งว่า “Deming Cycle”

โครงสร้างของ PDCA ประกอบด้วย

 1) Plan คือ การวางแผน

2) DO คือ การปฏิบัติตามแผน

3) Check คือ การตรวจสอบ

4) Act คือ การปรับปรุงการดำเนินการอย่างเหมาะสม หรือ การจัดทำมาตรฐานใหม่ ซึ่งถือเป็นพื้นฐานของการยกระดับคุณภาพ

ขั้นตอนการบริหารกิจกรรมการเพิ่มผลิตภาพที่ดำเนินการสอดคล้องกับแนวทางของ PDCA นั้น จะเป็นไปอย่างมีระบบ และครบถ้วน ซึ่งก็จะทำให้กิจกรรมการเพิ่มผลิตภาพมีความเหมาะสมกับองค์กร จากการที่มีการสำรวจสถานการณ์ขององค์กรในประเด็นต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิตหรือด้านบุคลากร เพื่อมาใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับการวางแผนและกำหนดแนวทางการดำเนินงาน มีการตรวจสอบประเมินผลเป็นระยะทำให้สามารถปรับแผนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ อีกทั้งยังมีการวิเคราะห์ผลสำเร็จของโครงการทำให้รู้ถึงจุดอ่อน จุดแข็งของการดำเนินงาน และถือเป็นบทเรียนสำหรับการดำเนินงานต่อไป และตรงจุดนี้เองที่จะทำให้สามารถยกระดับการปรับปรุงและพัฒนาได้จริง จึงมีโอกาสที่การพัฒนาต่อยอดจะเป็นไปอย่างเหมาะสมและถูกทิศทาง

จะเห็นได้ว่า การดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงผ่านเครื่องมือการเพิ่มผลิตภาพ หรือการปรับปรุงคุณภาพ หรือแม้แต่การบริหารกิจกรรมภายในองค์กร   การวางแผนงานอย่างเหมาะสมจากการศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องรอบด้าน ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และการดำเนินการที่สอดคล้องกับแผนจะเป็นเส้นทางที่นำไปสู่ความสำเร็จ และบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ แต่ก็จะต้องมีการตรวจสอบความคืบหน้า หรือปัญหาต่างๆ   ที่เกิดขึ้นเป็นระยะ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สามารถนำมาใช้ในการปรับแผนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ และที่สำคัญ เมื่อการดำเนินงานเสร็จสิ้นแต่ละครั้ง บทเรียนต่างๆ ที่ได้รับ ก็ถือเป็นสิ่งสำคัญ หากได้มีการนำมาทบทวน และสรุปข้อดี ข้อด้อย หรือ หาจุดปรับปรุง เพื่อให้การดำเนินงานในรอบต่อไปทำได้ง่ายขึ้น   ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ก็คือการดำเนินงานอย่างครบถ้วนตามแนวคิดของวงจร PDCA  ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ผังต้นไม้

ผังต้นไม้ (Tree Diagram)

แผนผังต้นไม้คืออะไร 

แผนผังต้นไม้ เป็นแผนผังที่ใช้ในการหามาตรการที่ดีที่สุดจากหลายๆ มาตรการเพื่อที่จะแก้ไขปัญหาให้สำเร็จ ลุล่วงไปได้

เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้ 
1. เมื่อต้องการแก้ปัญหาโดยมีการกำหนดมาตรการไว้อย่างเป็นระบบ (System approach)
2. เมื่อต้องการให้สมาชิกกลุ่มมีมติที่มีความสอดคล้องกัน (Compromise) 
3. เมื่อต้องการแสดงความสัมพันธ์ของปัญหากับมาตรการแก้ไขในรูปของแผนผัง ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเข้าใจ (มองภาพรวมในหน้าเดียวเหมือน Mind Map)

วิธีการสร้างแผนผังต้นไม้

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งเป้าหมาย
1.1 การตั้งเป้าหมายนั้นอาจจะตั้งจากปัญหาที่ถูกตั้งไว้ในแผนผังก้างปลา (Cause and Effect Diagram) หรือ แผนผังความสัมพันธ์ (Relation Diagram) หรือ ปัญหาที่ได้มาจากที่ใด ๆ ก็ได้ที่ท่านจะแก้ไข จากนั้นให้เขียนเป้าหมายนี้ลงไปในบัตร (Card) แล้ววางบัตรนี้เอาไว้ที่ซ้ายมือสุด ตรงกลางของกระดาษแผ่นใหญ่
1.2 เป้าหมายที่ตั้งนั้นหากมีข้อกำหนดเงื่อนไขใดๆ ให้เขียนข้อความเหล่านั้นลงในบัตรด้วยเช่นกัน (กรณีใช้โปรแกรม Mind Map เป็นการเพิ่ม Note หรือ Callout นั่นเอง)
       ในการตั้งเป้าหมายนั้น ประโยคจะต้องสั้น ง่าย และกระชับ เพื่อให้ทุกๆ คน เข้าใจง่าย และจะต้องให้สมาชิกในกลุ่มทุกคนเข้าใจด้วยว่า เหตุใดจึงตั้งเป้าหมายนี้ขึ้นมา เพราะอะไร

ขั้นตอนที่ 2 สร้างชุดมาตรการการแก้ไขปัญหา
2.1 สมาชิกร่วมกันปรึกษาหารือกันว่ามาตรการใดเป็นมาตรการสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้นได้บ้าง ซึ่งในขั้นตอนนี้เราจะได้ "มาตรการขั้นที่ 1"
2.2 นำมาตรการขั้นที่ 1 ที่ถูกเลือกมาเขียนลงในบัตร แล้วนำไปเรียงไว้ที่ด้านขวาของบัตรเป้าหมายที่ได้จากขั้นที่ 1
2.3 บัตรที่ได้จากข้อ 2.2 แต่ละบัตร กลายเป็นเป้าหมาย และให้หาต่อไปว่า มาตรการที่จะแก้ไขบัตรมาตรการที่หนึ่งนั้น จะต้องมีมาตรการอย่างไรต่อไปบ้าง กลายเป็นบัตร มาตรการขั้นที่ 2, 3 ไปเรื่อยๆ จนกระทั่ง เจอมาตรการที่พอจะแก้ไขได้ หรือปฏิบัตรได้จริง

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบมาตรการ และความหมายของความสัมพันธ์
       ให้ตรวจสอบดูบัตรมาตรการทั้งหมดที่ได้จากขั้นตอนที่ 2 และตรวจสอบว่ามีอะไรตกหล่นบ้างหรือไม่ และมีความขัดแย้งใดเกิดขึ้นหรือไม่ โดยในการตรวจสอบนั้น ให้ทำการตรวจสอบ 2 มุมดังต่อไปนี้
        3.1 มาตรการนี้สามารถแก้ปัญหาให้บรรลุผลสำเร็จได้จริงหรือไม่
        3.2 มีทางเป็นไปได้หรือไม่ท่จะบรรลุเป้าหมายได้โดยใช้มาตรการนี้
เรียกง่ายๆ ว่า เป็นการทดลองตรวจสอบ จากซ้ายไปขวา และจากขวาเป็นซ้า

ขั้นตอนที่ 4 กำหนดโครงต้นไม้
        เมื่อตรวจสอบแล้วว่าไม่ขัดแย้งกัน ให้นำบัตรมาตรการไปติดไว้ที่กระดาษในตำแหน่งที่เหมาะสม (ด้านขวามือของเป้าหมายของแต่ละอัน) จากนั้นก็ลากเส้นเชื่อมโยง ระหว่างเป้าหมายกับมาตรการ เพื่อทำการสร้างแผนผังต้นไม้

ขั้นตอนที่ 5 กำหนดแผนปฏิบัติการ
       สุดท้าย ทำการกำหนดแผนปฏิบัติการ โดยกำหนดตามลักษณะของ "5W 2H" (What, Why, Who, When, Where, How and How much)

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 4 ด้วยเทคนิค 5W2H

เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5w2H

เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5w2H คือ การตั้งค าถามในการสำรวจปัญหาและแนว ทางการแก้ไขโดยการท้าทายด้วยคำถาม 5W2H จะใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลหรือปัญหา ได้เกือบทุก รูปแบบ โดยเป็นการคิดวิเคราะห์ (Analysis Thinking) ที่ใช้ความสามารถในการจำแนก แยกแยะ องค์ประกอบต่าง ๆ ของสิ่งหนึ่งสิ่งใดซึ่งอาจจะเป็นวัตถุ สิ่งของ เรื่องราว หรือเหตุการณ์ นำมาหา ความสัมพันธ์เชิงเหตุผล ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อค้นหาคำตอบที่เป็นความเป็นจริง หรือที่เป็นสิ่งที่สำคัญ จากนั้นจึงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาจัดระบบ เรียบเรียงใหม่ให้ง่ายแก่ต่อการทำความเข้าใจ

องค์ประกอบของ 5W2H 

1. Who ใคร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ใครรับผิดชอบ ใครเกี่ยวข้อง ใครได้รับผลกระทบ ในเรื่อง นั้นมีใครบ้าง 2. What ทำอะไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะทำอะไร แต่ละคนทำอะไรบ้าง 

3. Where ที่ไหน คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สถานที่ที่เราจะทำว่าจะทำที่ไหน เหตุการณ์หรือสิ่งที่ ทำนั้นอยู่ที่ไหน 

4. When เมื่อไหร่ คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ระยะเวลาที่จะทำจนถึงสิ้นสุด เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นทำเมื่อวัน เดือน ปี ใด

5. Why ท าไม คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สิ่งที่เราจะทำนั้น ทำด้วยเหตุผลใด เหตุใดจึงได้ทำสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณ์นั้นๆ 

6. How อย่างไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะสามารถทำทุกอย่างให้บรรลุผลได้อย่างไร เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นทำอย่างไรบ้าง 

7. How Much เท่าไร คือการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย งบประมาณเท่าไหร่ 

ประโยชน์ของการคิดวิเคราะห์ 5W2H 

1. ท าให้เรารู้ข้อเท็จจริง รู้เหตุผลเบื้องหลังของสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าใจความเป็นมาเป็นไปของ เหตุการณ์นั้น 2. ใช้เป็นฐานความรู้ในการนำไปใช้ในการตัดสินใจแก้ปัญหา 

3. ท าให้เราหาเหตุผลที่สมเหตุสมผลให้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง 

4. ท าให้เราสามารถประมาณความน่าจะเป็นได้

 ตัวอย่างการใช้ 5W1H ในการวิเคราะห์ข้อมูล 

     เริ่มต้นก็คือ เราต้องตั้งคำถามและพยายามหาคำตอบในแต่ละหัวข้อคำถาม โดยการตั้ง คำถามอาจไม่จำเป็นต้องเรียงข้อของคำถาม แต่พิจารณาจากความเหมาะสม การยกตัวอย่างอาจจะ ยังไม่สมบูรณ์เท่าไร แต่จุดประสงค์คือต้องการให้เห็นหรือเข้าใจแนวความคิดในการตั้งคำถามเท่านั้น เราจะยกตัวอย่างการเริ่มต้นทำธุรกิจ

• คำถามแรก W - Who ตัวแรก – ใครคือลูกค้าของเรา? ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้า ของเรา? เราควรระบุกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้ เช่น อายุ, เพศ, การศึกษา, ศาสนา, อาชีพ, เงินเดือน, ที่อยู่อาศัย, ขนาดครัวเรือน พฤติกรรมการบริโภค ข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยท าให้เราสามารถ ระบุกลุ่มเป้าหมายลูกค้าของเราได้ชัดเจน เพื่อที่เราจะสามารถวางแผนการผลิต แผนการตลาด หรือ แผนการสร้างสินค้าและบริการที่สามารถตอบสนองกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง 
• คำถามที่สอง W – What – เราต้องรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ลูกค้าของเราต้องการ? เราควรระบุ รูปแบบของสินค้าหรือบริการของเราได้ว่า รูปแบบไหนที่ลูกค้าของเราต้องการ และเราสามารถ ตอบสนองความต้องการของลูกค้าของเราได้ และอะไรที่จะทำให้เราสามารถสร้างความแตกต่างให้กับ สินค้าหรือบริการของเราจากคู่แข่งของเราได้ 
• คำถามที่สาม W – Where – ลูกค้าของเราอยู่ที่ไหน? เราควรระบุได้ว่าลูกค้าของเราอยู่ที่ ไหนบ้าง และที่ไหนคือที่ที่เราจะสามารถนำเสนอสินค้าของเราให้กับลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย 
• คำถามที่สี่ W – When – เมื่อไรที่ลูกค้าของเรามีความต้องการสินค้า? เราควรระบุได้ว่า ลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องการสินค้าหรือบริการของเราเมื่อไร ในช่วงเวลาไหน และต้องการบ่อย แค่ไหน ซึ่งจะช่วยท าให้เราสามารถกำหนดและวางแผนต่างๆ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าของ เราได้อย่างถูกต้อง 
• คำถามที่ห้า W – Why – ทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องซื้อหรือใช้บริการของเรา? เราควรระบุได้ว่าทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราจะเลือกซื้อสินค้าหรือบริการของเรา แทนที่จะซื้อ จากคู่แข่งของเรา หรือทำไมเราต้องเข้ามาทำธุรกิจนี้ 
•  คำถามที่หก H – How – เราจะเข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราได้อย่างไร? เราควรระบุได้ ว่า เราจะสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้ด้วยวิธีไหน อย่างไร ซึ่งเราควรมีการวางแผนและกำหนด วิธีการที่เราสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากที่สุด 
• คำถามสุดท้าย H - How much – เราประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายในการตอบโจทย์ของการ แก้ปัญหาหรือตามวัตถุประสงค์เท่าไร