PDCA

PDCA

เป็นแนวคิดหนึ่ง ที่ไม่ได้ให้ความสำคัญเพียงแค่การวางแผน แต่แนวคิดนี้เน้นให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบ โดยมีเป้าหมายให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แนวคิด PDCA ได้รับการพัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกโดย Walter Shewhart ซึ่งถือเป็นผู้บุกเบิกการใช้สถิติสำหรับวงการอุตสาหกรรม และต่อมาวงจร PDCA ได้เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลาย มากขึ้น เมื่อปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพ อย่าง W.Edwards Deming ได้นำมาเผยแพร่ ให้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ วงจรนี้จึงมีอีกชื่อหนึ่งว่า “Deming Cycle”

โครงสร้างของ PDCA ประกอบด้วย

 1) Plan คือ การวางแผน

2) DO คือ การปฏิบัติตามแผน

3) Check คือ การตรวจสอบ

4) Act คือ การปรับปรุงการดำเนินการอย่างเหมาะสม หรือ การจัดทำมาตรฐานใหม่ ซึ่งถือเป็นพื้นฐานของการยกระดับคุณภาพ

ขั้นตอนการบริหารกิจกรรมการเพิ่มผลิตภาพที่ดำเนินการสอดคล้องกับแนวทางของ PDCA นั้น จะเป็นไปอย่างมีระบบ และครบถ้วน ซึ่งก็จะทำให้กิจกรรมการเพิ่มผลิตภาพมีความเหมาะสมกับองค์กร จากการที่มีการสำรวจสถานการณ์ขององค์กรในประเด็นต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิตหรือด้านบุคลากร เพื่อมาใช้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับการวางแผนและกำหนดแนวทางการดำเนินงาน มีการตรวจสอบประเมินผลเป็นระยะทำให้สามารถปรับแผนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ อีกทั้งยังมีการวิเคราะห์ผลสำเร็จของโครงการทำให้รู้ถึงจุดอ่อน จุดแข็งของการดำเนินงาน และถือเป็นบทเรียนสำหรับการดำเนินงานต่อไป และตรงจุดนี้เองที่จะทำให้สามารถยกระดับการปรับปรุงและพัฒนาได้จริง จึงมีโอกาสที่การพัฒนาต่อยอดจะเป็นไปอย่างเหมาะสมและถูกทิศทาง

จะเห็นได้ว่า การดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นการปรับปรุงผ่านเครื่องมือการเพิ่มผลิตภาพ หรือการปรับปรุงคุณภาพ หรือแม้แต่การบริหารกิจกรรมภายในองค์กร   การวางแผนงานอย่างเหมาะสมจากการศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องรอบด้าน ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี และการดำเนินการที่สอดคล้องกับแผนจะเป็นเส้นทางที่นำไปสู่ความสำเร็จ และบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ แต่ก็จะต้องมีการตรวจสอบความคืบหน้า หรือปัญหาต่างๆ   ที่เกิดขึ้นเป็นระยะ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สามารถนำมาใช้ในการปรับแผนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ได้ และที่สำคัญ เมื่อการดำเนินงานเสร็จสิ้นแต่ละครั้ง บทเรียนต่างๆ ที่ได้รับ ก็ถือเป็นสิ่งสำคัญ หากได้มีการนำมาทบทวน และสรุปข้อดี ข้อด้อย หรือ หาจุดปรับปรุง เพื่อให้การดำเนินงานในรอบต่อไปทำได้ง่ายขึ้น   ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ก็คือการดำเนินงานอย่างครบถ้วนตามแนวคิดของวงจร PDCA  ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ผังต้นไม้

ผังต้นไม้ (Tree Diagram)

แผนผังต้นไม้คืออะไร 

แผนผังต้นไม้ เป็นแผนผังที่ใช้ในการหามาตรการที่ดีที่สุดจากหลายๆ มาตรการเพื่อที่จะแก้ไขปัญหาให้สำเร็จ ลุล่วงไปได้

เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้ 
1. เมื่อต้องการแก้ปัญหาโดยมีการกำหนดมาตรการไว้อย่างเป็นระบบ (System approach)
2. เมื่อต้องการให้สมาชิกกลุ่มมีมติที่มีความสอดคล้องกัน (Compromise) 
3. เมื่อต้องการแสดงความสัมพันธ์ของปัญหากับมาตรการแก้ไขในรูปของแผนผัง ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเข้าใจ (มองภาพรวมในหน้าเดียวเหมือน Mind Map)

วิธีการสร้างแผนผังต้นไม้

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งเป้าหมาย
1.1 การตั้งเป้าหมายนั้นอาจจะตั้งจากปัญหาที่ถูกตั้งไว้ในแผนผังก้างปลา (Cause and Effect Diagram) หรือ แผนผังความสัมพันธ์ (Relation Diagram) หรือ ปัญหาที่ได้มาจากที่ใด ๆ ก็ได้ที่ท่านจะแก้ไข จากนั้นให้เขียนเป้าหมายนี้ลงไปในบัตร (Card) แล้ววางบัตรนี้เอาไว้ที่ซ้ายมือสุด ตรงกลางของกระดาษแผ่นใหญ่
1.2 เป้าหมายที่ตั้งนั้นหากมีข้อกำหนดเงื่อนไขใดๆ ให้เขียนข้อความเหล่านั้นลงในบัตรด้วยเช่นกัน (กรณีใช้โปรแกรม Mind Map เป็นการเพิ่ม Note หรือ Callout นั่นเอง)
       ในการตั้งเป้าหมายนั้น ประโยคจะต้องสั้น ง่าย และกระชับ เพื่อให้ทุกๆ คน เข้าใจง่าย และจะต้องให้สมาชิกในกลุ่มทุกคนเข้าใจด้วยว่า เหตุใดจึงตั้งเป้าหมายนี้ขึ้นมา เพราะอะไร

ขั้นตอนที่ 2 สร้างชุดมาตรการการแก้ไขปัญหา
2.1 สมาชิกร่วมกันปรึกษาหารือกันว่ามาตรการใดเป็นมาตรการสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้นได้บ้าง ซึ่งในขั้นตอนนี้เราจะได้ "มาตรการขั้นที่ 1"
2.2 นำมาตรการขั้นที่ 1 ที่ถูกเลือกมาเขียนลงในบัตร แล้วนำไปเรียงไว้ที่ด้านขวาของบัตรเป้าหมายที่ได้จากขั้นที่ 1
2.3 บัตรที่ได้จากข้อ 2.2 แต่ละบัตร กลายเป็นเป้าหมาย และให้หาต่อไปว่า มาตรการที่จะแก้ไขบัตรมาตรการที่หนึ่งนั้น จะต้องมีมาตรการอย่างไรต่อไปบ้าง กลายเป็นบัตร มาตรการขั้นที่ 2, 3 ไปเรื่อยๆ จนกระทั่ง เจอมาตรการที่พอจะแก้ไขได้ หรือปฏิบัตรได้จริง

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบมาตรการ และความหมายของความสัมพันธ์
       ให้ตรวจสอบดูบัตรมาตรการทั้งหมดที่ได้จากขั้นตอนที่ 2 และตรวจสอบว่ามีอะไรตกหล่นบ้างหรือไม่ และมีความขัดแย้งใดเกิดขึ้นหรือไม่ โดยในการตรวจสอบนั้น ให้ทำการตรวจสอบ 2 มุมดังต่อไปนี้
        3.1 มาตรการนี้สามารถแก้ปัญหาให้บรรลุผลสำเร็จได้จริงหรือไม่
        3.2 มีทางเป็นไปได้หรือไม่ท่จะบรรลุเป้าหมายได้โดยใช้มาตรการนี้
เรียกง่ายๆ ว่า เป็นการทดลองตรวจสอบ จากซ้ายไปขวา และจากขวาเป็นซ้า

ขั้นตอนที่ 4 กำหนดโครงต้นไม้
        เมื่อตรวจสอบแล้วว่าไม่ขัดแย้งกัน ให้นำบัตรมาตรการไปติดไว้ที่กระดาษในตำแหน่งที่เหมาะสม (ด้านขวามือของเป้าหมายของแต่ละอัน) จากนั้นก็ลากเส้นเชื่อมโยง ระหว่างเป้าหมายกับมาตรการ เพื่อทำการสร้างแผนผังต้นไม้

ขั้นตอนที่ 5 กำหนดแผนปฏิบัติการ
       สุดท้าย ทำการกำหนดแผนปฏิบัติการ โดยกำหนดตามลักษณะของ "5W 2H" (What, Why, Who, When, Where, How and How much)

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 4 ด้วยเทคนิค 5W2H

เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5w2H

เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5w2H คือ การตั้งค าถามในการสำรวจปัญหาและแนว ทางการแก้ไขโดยการท้าทายด้วยคำถาม 5W2H จะใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลหรือปัญหา ได้เกือบทุก รูปแบบ โดยเป็นการคิดวิเคราะห์ (Analysis Thinking) ที่ใช้ความสามารถในการจำแนก แยกแยะ องค์ประกอบต่าง ๆ ของสิ่งหนึ่งสิ่งใดซึ่งอาจจะเป็นวัตถุ สิ่งของ เรื่องราว หรือเหตุการณ์ นำมาหา ความสัมพันธ์เชิงเหตุผล ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อค้นหาคำตอบที่เป็นความเป็นจริง หรือที่เป็นสิ่งที่สำคัญ จากนั้นจึงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาจัดระบบ เรียบเรียงใหม่ให้ง่ายแก่ต่อการทำความเข้าใจ

องค์ประกอบของ 5W2H 

1. Who ใคร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ใครรับผิดชอบ ใครเกี่ยวข้อง ใครได้รับผลกระทบ ในเรื่อง นั้นมีใครบ้าง 2. What ทำอะไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะทำอะไร แต่ละคนทำอะไรบ้าง 

3. Where ที่ไหน คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สถานที่ที่เราจะทำว่าจะทำที่ไหน เหตุการณ์หรือสิ่งที่ ทำนั้นอยู่ที่ไหน 

4. When เมื่อไหร่ คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ระยะเวลาที่จะทำจนถึงสิ้นสุด เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นทำเมื่อวัน เดือน ปี ใด

5. Why ท าไม คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สิ่งที่เราจะทำนั้น ทำด้วยเหตุผลใด เหตุใดจึงได้ทำสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณ์นั้นๆ 

6. How อย่างไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะสามารถทำทุกอย่างให้บรรลุผลได้อย่างไร เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นทำอย่างไรบ้าง 

7. How Much เท่าไร คือการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย งบประมาณเท่าไหร่ 

ประโยชน์ของการคิดวิเคราะห์ 5W2H 

1. ท าให้เรารู้ข้อเท็จจริง รู้เหตุผลเบื้องหลังของสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าใจความเป็นมาเป็นไปของ เหตุการณ์นั้น 2. ใช้เป็นฐานความรู้ในการนำไปใช้ในการตัดสินใจแก้ปัญหา 

3. ท าให้เราหาเหตุผลที่สมเหตุสมผลให้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง 

4. ท าให้เราสามารถประมาณความน่าจะเป็นได้

 ตัวอย่างการใช้ 5W1H ในการวิเคราะห์ข้อมูล 

     เริ่มต้นก็คือ เราต้องตั้งคำถามและพยายามหาคำตอบในแต่ละหัวข้อคำถาม โดยการตั้ง คำถามอาจไม่จำเป็นต้องเรียงข้อของคำถาม แต่พิจารณาจากความเหมาะสม การยกตัวอย่างอาจจะ ยังไม่สมบูรณ์เท่าไร แต่จุดประสงค์คือต้องการให้เห็นหรือเข้าใจแนวความคิดในการตั้งคำถามเท่านั้น เราจะยกตัวอย่างการเริ่มต้นทำธุรกิจ

• คำถามแรก W - Who ตัวแรก – ใครคือลูกค้าของเรา? ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้า ของเรา? เราควรระบุกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้ เช่น อายุ, เพศ, การศึกษา, ศาสนา, อาชีพ, เงินเดือน, ที่อยู่อาศัย, ขนาดครัวเรือน พฤติกรรมการบริโภค ข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยท าให้เราสามารถ ระบุกลุ่มเป้าหมายลูกค้าของเราได้ชัดเจน เพื่อที่เราจะสามารถวางแผนการผลิต แผนการตลาด หรือ แผนการสร้างสินค้าและบริการที่สามารถตอบสนองกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง 
• คำถามที่สอง W – What – เราต้องรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ลูกค้าของเราต้องการ? เราควรระบุ รูปแบบของสินค้าหรือบริการของเราได้ว่า รูปแบบไหนที่ลูกค้าของเราต้องการ และเราสามารถ ตอบสนองความต้องการของลูกค้าของเราได้ และอะไรที่จะทำให้เราสามารถสร้างความแตกต่างให้กับ สินค้าหรือบริการของเราจากคู่แข่งของเราได้ 
• คำถามที่สาม W – Where – ลูกค้าของเราอยู่ที่ไหน? เราควรระบุได้ว่าลูกค้าของเราอยู่ที่ ไหนบ้าง และที่ไหนคือที่ที่เราจะสามารถนำเสนอสินค้าของเราให้กับลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย 
• คำถามที่สี่ W – When – เมื่อไรที่ลูกค้าของเรามีความต้องการสินค้า? เราควรระบุได้ว่า ลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องการสินค้าหรือบริการของเราเมื่อไร ในช่วงเวลาไหน และต้องการบ่อย แค่ไหน ซึ่งจะช่วยท าให้เราสามารถกำหนดและวางแผนต่างๆ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าของ เราได้อย่างถูกต้อง 
• คำถามที่ห้า W – Why – ทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องซื้อหรือใช้บริการของเรา? เราควรระบุได้ว่าทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราจะเลือกซื้อสินค้าหรือบริการของเรา แทนที่จะซื้อ จากคู่แข่งของเรา หรือทำไมเราต้องเข้ามาทำธุรกิจนี้ 
•  คำถามที่หก H – How – เราจะเข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราได้อย่างไร? เราควรระบุได้ ว่า เราจะสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้ด้วยวิธีไหน อย่างไร ซึ่งเราควรมีการวางแผนและกำหนด วิธีการที่เราสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากที่สุด 
• คำถามสุดท้าย H - How much – เราประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายในการตอบโจทย์ของการ แก้ปัญหาหรือตามวัตถุประสงค์เท่าไร

Prezi

Prezi

โปรแกรม Prezi คืออะไร

Prezi เป็นโปรแกรมการนำเสนอออนไลน์ และประยุกต์ในการเขียนผังความคิด ที่มีเอกลักษณ์เด่นสุดคือการซูมเข้าซูมออกได้นอกจากนี้ยังมีลักษณะพิเศษอื่นๆ ดังเช่น Prezi เป็น Non-linear presentation นั่นคือ การเดินทางของงานนำเสนอไม่ได้เป็นเส้นตรงที่มุ่งไปข้างหน้า หรือถอยหลังทีละสไลด์ ต่อไป Prezi จะซูมเข้า ซูมออก กระโดดไปโน่น กระโดดไปนี่แล้วแต่เรา ออกแบบ Prezi สามารถใส่รูปภาพ เสียง วิดีโอ และไฟล์ PDF PPT เป็นต้น Prezi สามารถแก้ไขได้ โดยวิธีออนไลน์ (ฟรี) บนเว็บ http://prezi.com ขณะเดียวกันก็สามารถ นำเสนอแบบ online ได้ หรือสามารถดาวน์โหลดลงมาเพื่อนำเสนอแบบ offline และไฟล์ที่ได้จะมีนามสกุล .exe ซึ่งเปิดได้ กับทุกเครื่อง 

โปรแกรม Prezi ต่างจากโปรแกรมPower Point

  1. PowerPoint นำเสนอแบบ linear คือหน้าที่หนึ่ง หน้าที่สอง หน้าที่สาม...ไปเรื่อยๆ

 2. Prezi นำเสนอแบบ zoom คือไม่ได้ไปหน้าหนึ่ง หน้าสองตามลำดับแต่สามารถกระโดด ไปยังข้อมูลที่เราต้องการจะนำเสนอได้ทันที

 3. Prezi สามารถสร้างงานนำเสนอออนไลน์ได้เลย หรือถ้าไม่สะดวกก็สามารถ ก็สามารถ ดาวน์โหลดมาใช้ที่คอมตัวเองก็ได้

  4. Prezi แทรกรูปภาพได้เสียงก็ได้วิดีโอก็ได้ด้วย

  5.ไม่ต้องกังวลว่าจะเปิดไม่ได้หากไปใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเพราะไฟล์งานจะถูกแปลงเป็น .exe สามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและการวิเคราะห์ปัญหาที่ 3 ด้วยการเขียนผังความคิด (Mind Map)

เขียนผังความคิด (Mind Map)

คือ การถ่ายทอดความคิด หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสมองลงกระดาษ โดย การใช้ภาพ สี เส้น และการโยงใย แทนการจดย่อแบบเดิมที่เป็นบรรทัดๆ เรียงจากบนลงล่าง ขณะเดียวกันมันก็ช่วยเป็นสื่อนำข้อมูลจากภายนอก เช่น หนังสือ คำบรรยาย การประชุม ส่งเข้าสมอง ให้เก็บรักษาไว้ได้ดีกว่าเดิม ซ้ำยังช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายเข้า เนื่องจะเห็นเป็นภาพรวม และเปิดโอกาสให้สมองให้เชื่อมโยงต่อข้อมูลหรือ ความคิดต่าง ๆ เข้าหากันได้ง่ายกว่า “ใช้แสดงการ เชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งระหว่างความคิดหลัก ความคิดรอง และความคิดย่อยที่ เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน” ผังความคิด (Mind Map)

ขั้นตอนการสร้าง Mind Map
 1. เขียน/วาดมโนทัศน์หลักตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ
 2. เขียน/วาดมโนทัศน์รองที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์หลักไปรอบ ๆ
 3. เขียน/วาดมโนทัศน์ย่อยที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์รองแตกออกไปเรื่อย ๆ
 4. ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์สื่อความหมายเป็นตัวแทนความคิดให้มากที่สุด
 5. เขียนคำสำคัญ (Key word) โดยใช้คำ/ประโยคสั้น ๆ บนเส้นและเส้นต้องเชื่อมโยงกัน
 6. กรณีใช้สี ทั้งมโนทัศน์รองและย่อยควรเป็นสีเดียวกัน
 7. คิดอย่างอิสระมากที่สุดขณะทำ เขียนคำหลัก หรือข้อความสำคัญของเรื่องไว้กลาง โยงไป ยังประเด็นรองรอบ ๆ ตามแต่ว่าจะมีกี่ประเด็น

ข้อดีของการทำแผนที่ความคิด
 1. ทำให้เห็นภาพรวมกว้าง ๆ ของหัวข้อใหญ่ หรือขอบเขตของเรื่อง
 2. ทำให้สามารถวางแผนเส้นทางหรือตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เพราะรู้ว่าตรงไหนกำลังจะไป ไหนหรือผ่านอะไรบ้าง
 3. สามารถรวบรวมข้อมูลจำนวนมากลงไว้ในกระดาษแผ่นเดียวกัน
 4. กระตุ้นให้คิดแก้ไขปัญหา ระดมสมองเป็นทีม โดยเปิดโอกาสให้มองเห็นวิธีใหม่ ๆ ที่ สร้างสรรค์
 5. สร้างความเพลิดเพลินในการอ่านและง่ายต่อการจดจำ

แนวทางการเขียน Mind Map
 1. เริ่มที่ตรงกลางด้วยรูปหรือหัวข้อ ใช้สีอย่างน้อย 3 สี
 2. ใช้รูป, สัญลักษณ์, รหัส, ความหนา ตลอดที่ทำ mind map
 3. ให้เขียนคำสำคัญโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก
 4. คำแต่ละคำ หรือรูปแต่ละรูป จะต้องอยู่บนเส้นของตัวเอง
 5. เส้นแต่ละเส้นต้องเชื่อมต่อกัน โดยมีจุดศูนย์กลางอยู่ที่ตรงกลางภาพ เส้นที่อยู่ตรงกลางจะ มีขนาดหนา และจะยิ่งบางลงเมื่อห่างจากศูนย์กลาง
 6. ขนาดความยาวของเส้นที่ลาก ยาวเท่ากับค าหรือรูป
 7. ใช้สี รหัสส่วนตัว ตลอดที่ทำ mind map
 8. พัฒนารูปแบบ mind map ของตัวเอง
 9. ใช้วิธีเน้นข้อความ และแสดงความเป็นกลุ่มก้อนใน mind map
10. การสื่อความหมายผังความคิด (mind map) ให้เข้าใจง่ายโดยการแบ่งความสำคัญเริ่ม จากตรงกลาง ใช้การเรียงลำดับตัวเลข หรือใช้เส้นร่างเพื่อรักษาความเป็นกลุ่มก้อนของแต่ละกิ่ง

               ผังความคิด ซึ่งสามารถเขียนได้ด้วยมือ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ชื่อ โปรแกรม XMIND version 7.0 เป็นโปรแกรม Mind Map Open source ที่ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์สามารถ download ได้ที่เว็บไซต์ www.xmind.net มีรุ่นที่น่าสนใจคือรุ่น Portable สามารถนำไปใช้งานผ่าน การเสียบ Handy drive USB โดยไม่ต้องมีการติดตั้งลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์โปรแกรม XMIND สามารถนำไปใช้งานได้ทั้งบนระบบปฏิบัติการWindowsและMacโดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.xmind.net/download/win/ นอกจากนี้ยังสามารถเขียนด้วยโปรแกรมการนำเสนอ ออนไลน์ด้วย โปรแกรม Prezi ที่ http://www.prezi.com/

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 2 ด้วยการวิเคราะห์ SWOT

ความหมายการวิเคราะห์ SWOT 

เป็นเครื่องมือที่ใช้ประเมินสถานการณ์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารกำหนดจุดแข็ง และจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและปัญหาอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอกตลอด จนถึงผลกระทบที่มีต่อศักยภาพในการทำงานของกิจกรรมและการแก้ปัญหา คำว่า SWOTเป็นตัวย่อที่ มีความหมาย ดังนี้

•  S มาจาก คำว่า Strengths หมายถึง จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่ มีผลดีต่อการดำเนินงานของทีมงาน ซึ่งทีมงานจะต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่น เพื่อนำมากำหนด เป็นกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับลักษณะการบริหารงานของทีมงาน เช่น ทีมงานภาครัฐน ามากลยุทธ์ เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายหรือตามแผนที่วางไว้ ส่วนทีมงานธุรกิจนำจุดแข็งมา กำหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อให้มีความสามารถโดดเด่นเหนือคู่แข็งทางด้านการตลาด 
• W มาจาก คำว่า Weaknesses หมายถึง จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ เป็นปัจจัย ภายในที่มีผลกระทบหรือส่งผลเสียต่อการบริหารงานของทีมงาน เช่น ขาดบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถเฉพาะด้าน เครื่องมือเครื่องใช้ขาดคุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐาน ทำให้ทีมงานไม่สามารถ นำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน
•  O มาจาก คำว่า Opportunities หมายถึง โอกาสหรือปัจจัยภายนอกที่ เอื้ออ านวยให้การทำงานของทีมงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งได้แก่สภาพแวดล้อมที่นำมาใช้ให้เกิด ประโยชน์แก่การดำเนินงาน
•  T มาจาก คำว่า Threats หมายถึง อุปสรรคหรือข้อจำกัด ที่เป็นภัยคุกคามต่อการ ดำเนินงานของทีมงาน เป็นปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากการควบคุมา และวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางป้องกันให้ได้รับผลกระทบหรือมีความเสียหายน้อยลง กรอบและขั้นตอนใน การวิเคราะห์ SWOT

สิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงสำหรับการวิเคราะห์ SWOT คือ การกำหนดกรอบหรือ กำหนดประเด็น เพื่อให้การวิเคราะห์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคได้อย่างถูกต้อง หลักใน การกำหนดกรอบหรือกำหนดประเด็นวิเคราะห์ SWOT ต้องขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจหรือธรรมชาติ ของทีมงานนั้นๆซึ่งมีความแตกต่างกันหลายรูปแบบ

ประเด็นสำหรับการวิเคราะห์ 
 1. เอกลักษณ์ของทีมงาน
 2. ขอบเขตของกิจกรรม
 3. แนวโน้มและสภาพแวดล้อมที่จะกลายเป็นโอกาสและอุปสรรค
 4. โครงสร้างของกิจกรรม
 5. รูปแบบการเติบโตตามที่คาดหวังและตั้งเป้าหมาย

ข้อควรคำนึง
 1. ทีมงานต้องกำหนดก่อนว่า ทีมงานต้องการที่จะทำอะไร
 2. การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคต้องกระทำในช่วงเวลาขณะนั้น
 3. ทีมงานต้องกำหนดปัจจัยหลัก (key success factors) ที่เกี่ยวกับการดำเนินงานให้ถูกต้อง
 4. ทีมงานต้องประเมินความสามารถของตนให้ถูกต้อง

 ข้อควรระวัง
 1. การระบุจุดอ่อนต้องวิเคราะห์อย่างซื่อสัตย์
 2. การจัดการกับกลไกการป้องกันตนเองต้องกระทำอย่างรอบคอบ
 3. แนวโน้มการขยายจุดแข็งที่เกินความเป็นจริง
 4. ความใกล้ชิดกับสถานการณ์ทำให้มองสถานการณ์ของทีมงานไม่ชัดเจน
 5. การกำหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน
 6. ข้อมูลไม่เพียงพอ นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมภายนอกอาจเป็นโอกาส หรืออุปสรรค

ขั้นตอนและกระบวนการวิเคราะห์SWOT 
     การกำหนดกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรค ตลอดจนสามารถสร้างความ ได้เปรียบในเชิงแข่งขันให้กับทีมงานธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานบรรลุความสำเร็จตามเป้าหมาย ที่วางไว้สำหรับทีมงาน ได้แก่
  1.การประเมินสภาพแวดล้อมภายในทีมงาน เป็นการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและ ความสามารถภายในทีมงานทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านโครงสร้าง ระบบ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน บรรยากาศในการทำงานและทรัพยากรในการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการ รวมถึงการพิจารณาผลการด าเนินงานที่ผ่านมา เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมงาน
  2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกทีมงานนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการการดาเนินงานของทีมงานที่ได้รับผลกระทบ เป็นการ วิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สามารถส่งผลกระทบประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการด าเนินการของ ทีมงาน และสามารถฉกฉวยข้อดีมาเสริมสร้างให้หน่วยงานเข็มแข็ง ขึ้นได้ สำหรับอุปสรรคทาง สภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกทีมงานใดที่สามารถส่งผลกระทบ ที่จะก่อให้เกิด ความเสียหายทั้งทางตรง และทางอ้อม ซึ่งทีมงาน จาต้องหลีกเลี่ยงหรือปรับสภาพทีมงานให้มีความ แข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญ แรงกระทบดังกล่าวได้
  3.วิเคราะห์สถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง- จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกนอกแล้ว ให้น า จุดแข็ง- จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ โอกาส-อุปสรรค จากปัจจัยภายนอกเพื่อดูว่าทีมงานก าลังเผชิญ สถานการณ์ เช่น สถานการณ์ที่เลวร้าย สถานการณ์ที่ทีมงานมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบ เป็น สถานการณ์ที่พึ่งปรารถนา หรือสถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออานวยต่อการ ดาเนินงาน แต่ตัวทีมงานมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ เมื่อทราบสถานการณ์ที่ทีมงานก าลัง เผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ใดๆ ก็สามารถที่จะน าสถานการณ์นั้นมากำหนดเป็นกลยุทธ์ในการ บริหารเพื่อให้ทีมงานเกิดการได้เปรียบ ทำให้ทีมงานบรรลุผลสำเร็จ หรือลดผลกระทบทำให้เกิดความ เสียหายน้อยลง

ประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT 
วิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในทีมงาน ซึ่งปัจจัยแต่ละด้านจะช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีอิทธิพลต่อผลการดำเนินงานของทีมงานอย่างไร เช่น
1. จุดแข็งของทีมงาน จะเป็นความสามารถภายในที่ถูกใช้ประโยชน์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย
2. จุดอ่อนของทีมงาน จะเป็นคุณลักษณะภายในที่อาจจะทำลายผลการดำเนินงาน
3. โอกาสทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ให้โอกาสเพื่อการบรรลุเป้าหมายทีมงาน

4. อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย ของทีมงาน 

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 1 ด้วยการวิเคราะห์ปัญหาสาเหตุผังก้างปลา

ผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) 

หมายถึง แผนภูมิมีลักษณะคล้ายปลาที่เหลือแต่ก้าง โดย มุ่งเน้นผังวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุอย่างเป็นระบบ (Cause & Effect Diagram) เป็นแผนผังที่แสดง สมมติฐานของความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบระหว่างสาเหตุหลาย ๆ สาเหตุ ที่ส่งผลต่อปัญหาหนึ่งปัญหา

วิธีการสร้างแผนผังสาเหตุและผลหรือผังก้างปลา 
สิ่งสำคัญในการสร้างแผนผัง คือ ต้องทำเป็นทีม เป็นกลุ่ม โดยใช้ขั้นตอน 6 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. กำหนดประโยคปัญหาที่หัวปลา
2. กำหนดกลุ่มปัจจัยที่จะทำให้เกิดปัญหานั้นๆ
3. ระดมสมองเพื่อหาสาเหตุในแต่ละปัจจัย
4. หาสาเหตุหลักของปัญหา
5. จัดลำดับความสำคัญของสาเหตุ
6. ใช้แนวทางการปรับปรุงที่จำเป็น

หลักการเขียนผังก้างปลาอย่างมีประสิทธิภาพ 

1. ควรวิเคราะห์ประเด็นโดยแตกก้างปลาให้หลากหลายอย่างรอบด้าน 

2. ควรจัดหมวดหมู่ของปัญหา และสาเหตุอย่างรอบด้าน 

3. หัวปลาควรหันทางด้านขวาเปรียบเสมือนทิศทางของลูกศรนำไปสู่ปัญหาที่เกิดขึ้น 

ผังก้างปลาประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้ 

ส่วนปัญหาหรือผลลัพธ์ (Problem or Effect) ซึ่งจะแสดงอยู่ที่หัวปลา ส่วนสาเหตุ (Causes) จะสามารถแยกย่อยออกได้อีกเป็น 

1. ปัจจัย (Factors) ที่ส่งผลกระทบต่อปัญหา (หัวปลา) 

2. สาเหตุหลัก 

3. สาเหตุย่อย 

ข้อดีของผังก้างปลา 

1. ไม่ต้องเสียเวลาแยกความคิดต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายของแต่ละสมาชิก แผนภูมิ ก้างปลาจะช่วยรวบรวม ความคิดของสมาชิกในทีม 

2. ท าให้ทราบสาเหตุหลัก ๆ และสาเหตุย่อย ๆ ของปัญหา 

3.ท าให้ทราบสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ซึ่งท าให้สามารถแก้ปัญหาได้ถูกวิธี และรอบด้าน